Manuál na pokladní systém AWIS

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Menu Kasa

Uživatel má právo možnost provádět přesuny v účtech.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

4.    Základní číselníky

Vnitřní – definované programově, jedná se o tzv. vnitřní číselník, který není obsluhován uživatelem

Algoritmy výpočtu

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

5.    Uživatelské číselníky

Uživatelské - definované dle podmínek užívání v provozu

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

6.    Datová základna, seznam tabulek

Datová základna (lze použít i obecný pojem databáze) pokladního SW je typu MySQL. Jedná se o relační databázový systém, kdy data jsou uložena ve formě tabulek, které jsou mezi sebou vzájemně propojené prostřednictvím primárních a vedlejších (cizích) klíčů.

Hlavními tabulkami pokladního SW jsou tabulky obsahující :

parametry nastavení funkčnosti pro celý pokladní SW,

položky v Ceníku,

skladové položky, jejich pohyby, záznamy z příjemek,

informace o zákaznících,

faktury, informace o vydaném zboží,

inventury, zůstatky na skladech,

záznamy o zaměstnancích, jejich docházka,

tržby a vyhodnocení , statistiky.

6.1 Datová základna

Datová základna je tvořena velkým množstvím tabulek. Z pohledu práce uživatele název tabulky není důležitý, název a provázanost mezi tabulkami je důležitý pro vývojáře SW. Uživatel si je vědom, že pracuje s údaji určitého objektu (např. položky v Ceníku), ale že již získává k tomu informace i z jiných tabulek, to nevidí v prostředí uživatelského ovládání, protože informace vidí jako celek v jednom seznamu.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

6.2 Seznam tabulek

Jedná se o přehled tabulek nejčastěji používaných pro práci v pokladním SW.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

6.3 Výjimky a jejich řešení

6.3.1  Uživatelské chyby

Chybně zadané údaje uživatelem, které neodpovídají stanoveným pravidlům, program odmítá přijmout a na display se objeví chybová hláška informující o vzniklém problému a možnosti řešení. Za uživatelskou chybu lze považovat špatně zadaný údaj, tj. např. že do numerického údaje je dosazen údaj alfanumerického rozměru, logický nesoulad mezi údaji v tabulkách apod. Po objevené chybové hlášce lze údaj opravit a pokračovat v dalších činnostech.

6.3.2  Systémové a programové chyby

V případě výskytu systémových nebo programových chyb vždy souvisí problém s konkrétní datovou základnou a provozovaným prostředím. Systémové chyby typu, že na disku je málo volného místa a z tohoto důvodu je možný i kolaps celého pokladního systému. Dochází ke stavu, kdy data nemohou správně pracovat a v některých případech je možné dojít až ke stavu, kdy je třeba provést obnovu celé databáze ze záloh. Před vlastní instalací je nesmírně důležité nepodcenit vybavenost HW zařízení.

V případě výskytu programových nesouladů je třeba postupovat tak, že se provede záloha celé databáze pokladního SW a s opisem chybové hlášky se ihned vše pošle dodavateli SW, který reklamaci bude řešit v co nejkratším čase. I v těchto případech existuje možnost vzdáleného napojení přímo na počítač, kde je provozovaná aplikace pokladního SW, aby se zjistily příčiny a mohlo se zahájit řízení pro nápravu chyby. Vždy se objeví na display hláška navádějící uživatele, jak má konat a koho informovat i vzniklém nesouladu.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.    Vazby úloh pokladního systému

Základní vazby úloh pokladního systému jsou rozděleny na dvě části:

^Ø  Manažerská část AW Office

^Ø   Pokladní část KASA

Aby obě části mohly mezi sebou komunikovat, nejprve musí být naplněna databáze daty a nastavené parametry pokladního SW, které odpovídají požadavkům provozovatele pokladny v rutinním provozu. Musí se brát ohled na HW zařízení a uživatele, kteří budou obsluhovat daný SW. Nejdříve probíhá při zavádění celého pokladního systému tzv. zkušební období, kdy se provede naplnění databáze a nastavení všech parametrů pro rutinní provoz. V souladu s touto přípravou dochází k odbornému školení pracovníků, kteří budou provádět obsluhu pokladního systému.

Funkčnost manažerské části AW Office zajišťuje uživatel s právy přístupu provozní a manažer. Obsluhu pokladní části ve většině případů zajišťuje uživatel s právy obsluha.

Manažerská část AW Office zahrnuje obsluhu úloh:

^Ø  Ceník

^Ø   Sklad

^Ø   Zákazníci

^Ø   Fakturace

^Ø   Směna

^Ø   Statistiky

^Ø   Provize

^Ø   Obědy

^Ø   Rozvoz

^Ø   Zálohy

^Ø   Nastavení parametrů

^Ø   Kamery

^Ø   Provize

^Ø    

^Ø    

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Pokladní část KASA zahrnuje obsluhu úloh:

^Ø  Zahájení a ukončení směny

^Ø   Otevření účtu

^Ø   Pohyby na účtu, sloučení a přesuny, storno položek na účtu

^Ø   Uzavření účtu

7.1 Ceník položek (dále Ceník)

Ceník je základním číselníkem pro fungování úlohy Pokladna a navazuje ve svém okolí na ostatní úlohy v Kase i v Office. O Ceníku je možné konstatovat, že se jedná o seznam zboží, výrobků nebo materiálů. Lze do něj zařadit i služby, které se nakupují nebo prodávají.

V úloze Pokladna je Ceník využíván jako základní stavební prvek při provádění jakéhokoliv příjmu nebo výdeje ze skladu. O provedeném příjmu na sklad se vyhotoví dokument nazvaný jako příjemka a obsahuje údaje o identifikaci přijímané položky (např. identifikační kód, název, množství, cenu nákupní, prodejní, DPH při prodeji, slevu atd.) a údaje pro skladovou evidenci sloužící pro normování položek ve skladové evidenci.

Obsahuje položky zboží, materiálu popř. služeb za provedené výkony. Položka v Ceníku je identifikovatelná svým jednoznačným číslem (přiděluje se automatizovaně při zakládání nové položky do Ceníku). Údaje identifikace jsou zároveň i třídícím údajem pro výběry položek. Jednotlivé položky lze zobrazit v nastavení browse nebo detailním zobrazení.

Skladový pohyb se děje ve variantě průměrné ceny, která může být na sklad nebo přes všechny sklady (určuje organizace vlastní směrnicí).

Při průměrných cenách je příjem zboží, materiálu nebo služeb oceňován nákupní cenou a při výdeji ze skladu je použita cena průměrná.

Průměrná cena je cena za identifikační číslo položky v rámci jednoho skladu. Lze ji měnit příjmem nebo stornem výdeje a nově se přepočítává a musí se uložit do údaje průměrné ceny. Výdej (odpis) ze skladu se děje za tuto cenu.

7.1.1 Pořízení údajů do Ceníku

Do Ceníku se údaje pořizují buď založením nové položky (tlačítko Vytvořit položku) nebo opisem již existující položky. V tomto případě se vybere položka nejlépe podobného charakteru a stiskem tlačítka

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Kopírovat položku se nabídne dialogové okno pro zadání údajů potřebné pro založení nové položky do Ceníku. Jednotlivé údaje lze i aktualizovat po stisku tlačítka Upravit.

Založení položky

Aktualizace položky

V praxi se stane, že v době založení nové položky do Ceníku nemusí být známa cena nákupu a tím i cena průměrná, tj . položka nebyla zavedena do skladové evidence a nemá založenou

skladovou kartu.

Může nastat i opačný případ, kdy na sklad je zavedena položka, ale není ještě obsažena v Ceníku. V tomto případě se využije nabídky umožňující jedním „zásahem“ založit položku ve skladu a zároveň vytvořit položku v Ceníku. Zavedení se provede pomocí nabídky Sklad -> Zobrazit sklad (editace skladu) -> tlačítko Vytvořit položku ve skladu Ceníku.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Založení položky ve skladu a Ceníku

7.1.2 Zrušení položky v Ceníku

Zrušení položky se provede stiskem tlačítka Smazat. Po provedení této skutečnosti se vymažou ze skladové karty údaje o ceně.

Údaje v Ceníku lze rozdělit na oblast obsahující údaje o ceně a množství , tzv. vlastní údaje pro Ceník a na oblast obsahující údaje o skladové položce, tj. údaje sloužící pro odečet ze skladových zásob při pohybech ve skladě.

Zrušení položky v Ceníku

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Postup při založení položky do Ceníku položek

Položku založíme pomocí tlačítka Vytvořit položku a po jejím stisknutí se nabídne detailní okno pro zadání vstupních údajů. Jedná se o údaje:

A) charakteru ceny a množství

název (alfanumerický údaj, záleží na obsluze co vyplní do názvu), kód – identický údaj pro označení položky v Ceníku,

čarový kód EAN – údaj se naplňuje prostřednictvím čtečky čárových kódů, jedná se o numerický údaj,

cena Kč – cena prodejní (obsluha rozhodne, zda se uvede cena včetně DPH nebo bez DPH), cena pro personál – jde o prodejní cenu pro personál za jednotlivé položky,

měna v EUR – pouze pro zobrazení ceny v úloze Kasa, výběr skupiny pro účtování v Kase, skupina pro tisk uzávěrky,

DPH při prodeji – respektovat výši DPH dle aktuálnosti legislativy a významu určené ZDPH, pevné DPH,

provize – Kč dle % vyjádření z ceny,¨

výše procent při akční nabídce,

výše spotřební daně,

dotazovat se na poznámku v Kase – možnost zaškrtnutí pole, údaje pro statistiku a reporty – nejprodávanější, sleva je možná – pro zadání hodnoty slev,

zadání ceny při placení – cena bude určena až na výstupu při inkasování platby, nabytí kreditu – význam údaje - získání slevy na další budoucí akce .

B)   významově pro skladovou položku – potřebné údaje pro normování skladových položek dle měrných jednotek skladu

položka, směs, menu , množství – čistá váha,

zobrazení položky pro odpis ze skladu v peněžním vyjádření - nákupní cena bez DPH, nákupní cena s DPH, marže (%), přirážka (%) a zisk v Kč,

zvolení barvy pro akce,

zobrazení ve dnech,

otvírat automaticky skupina v Kase,

lze nahrát obrázek daného zboží, produktu nebo služby.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.1.3 Tvorba a charakter ceny

7.1.3.1 Marže

Jedná se o rozdíl mezi prodejní a nákupní cenou zboží vyjádřená v procentech. Hodnota tohoto rozdílu se posléze vydělí prodejní cenou. Marži chápeme je výnos z prodeje. Nutno připomenout, že u plátců DPH se marže počítá bez ceny DPH.

Význam:

Nákupní cena – jedná se o cenu, za kterou se zboží nakoupilo na vstupu od dodavatele

Prodejní cena – jedná se o cenu, za kterou se zboží prodá zákazníkovi na výstupu

7.1.3.2 Zisk

Zisk vyjádřený v hodnotě Kč se vypočítá jako rozdíl mezi prodejní a nákupní cenou.

7.1.3.3 Přirážka

Přirážka je procentuální vyjádření vypočítané jako podíl, kdy v čitateli je rozdíl mezi prodejní a nákupní cenou a ve jmenovateli je vyjádřena hodnota nákupní ceny.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.1.3.4 Cena položek na skladě

Na skladě jsou položky oceňovány průměrnou cenou, která se vypočítá jako vážený aritmetický průměr nákupních cen za daný sortiment zboží. České právní předpisy o účetnictví připouští tuto metodu zjištění .

Cena podle váženého aritmetického průměru se zjišťuje průběžně a vypočítává se při každém nákupu a používá se až do příštího nákupu.

Příklad výpočtu:

Oceňování váženým aritmetickým průměrem počítaným průběžně:

 průměrná pořizovací cena pro ocenění spotřeby zboží ke dni 10. 4.

7.1.3.5 Normování položek pro odpis ze skladu

Normováním položek pro odpis se rozumí funkce, která zabezpečí, že dle receptur lze zjistit rozpis prvků a použitého množství, které se použije pro odpis položek ze skladu. Průběžně lze provést porovnání se stavem zásob na skladě.

V Ceníku u jednotlivých položek je zobrazení v detailu podávající informaci o tom, v jaké hodnotě bude proveden odpis ze skladu. Je zde zobrazena i hodnota marže, přirážky a zisku u jednotlivé položky.

Detail položky v Ceníku se zobrazením vazby na skladovou evidenci

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.1.3.6 Ceník položek za menu, která neprochází pokladnou

Jedná se o menu připravovaná dle jiného ceníku než jaký je uveden v jídelním menu. Obsahuje nabídku jídel vařených a posléze rozvážená do firem. V těchto případech se vytváří zvláštní ceník dle smluvních cen (kalkulace jídel vychází ze smluvních podmínek), ale k odpisu surovin ze skladu dochází také na základě receptur.

Vnitřním předpisem lze řešit i zvláštní ceník položek pro vlastní zaměstnance, kdy jsou vedené jednotlivé účty zaměstnanců odděleně.

7.1.3.7 Výstupy z Ceníku

Výstupy z Ceníku lze provádět přímou obsluhou, možnosti jsou nadefinované pod tlačítkem Provést akci.

Po jejím odkliknutí se rozbalí nabídkové okno s danými možnostmi . Lze provést :

Tisk Jídelního lístku (i dle skupin)

Tisk receptur

Odpočet ze skladu

Export položek do Excelu

Výstupy u Ceníku

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Tlačítko pro provedení výstupu z Ceníku

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.2 Sklad

Menu Sklad obsahuje nabídky funkcí řešící problematiky skladové evidence provozovatele a umožňuje vést přesnou evidenci o skladových pohybech, vstupech a výstupech prováděných na skladě. Pro evidenci položky na skladě se používá tzv. skladová karta, slouží pro záznam všech pohybů, které proběhly za dobu její „životnosti“, tj. od založení až po její likvidaci (tzn. spotřeba).

Roletka nabídkového menu Sklad

7.2.1 Funkce skladu, metoda ocenění, princip pohybu položek ve skladu

Skladem se rozumí místo, kde dochází k bezpečnému uložení zboží, materiálu. V případě využívání více skladů u jednoho subjektu, bývá pravidlem, že každý sklad pojmenuje a dále se s tímto skladem v SW pracuje pod tímto označením. Sklady může mít subjekt i externí, potom se i s tímto skladem pracuje jako s ostatním místem, kde dochází k uskladnění zboží nebo materiálu.

O všech těchto místech se i vede jak skladová, tak i účetní evidence.

Pohyb na skladě se děje pomocí příjemky a výdejky, kdy při příjmu na sklad se vydá příjemka a záznam o výdeji ze skladu se zaznamená na doklad nazývaný výdejka.

Každá položka na skladě je oceňována metodou, kterou si stanoví sám subjekt podle vnitřních pravidel o účtování na skladě a tuto metodu musí dodržovat. V případě přechodu na jinou metodu oceňování se provede mimořádná inventarizace skladu.

Ocenění položek ve skladě

Nejrozšířenější metodou oceňování položek na skladě je vedení ceny v průměrných cenách, která vychází z poslední nákupní ceny a při každém dalším příjmu se provede vždy její přepočet a zůstane tak až do dalšího příjmu. Samozřejmě, že cena se vztahuje vždy k dané položce určitého sortimentu. Každá položka na skladě je označena identickým číslem a dle tohoto čísla potom dochází ke kumulaci naskladněného

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

zboží k dané skladové položce. Pro výpočet průměrné skladové ceny se použije váženého aritmetického průměru.

Na sklad je přijímána položka za nákupní cenu, lze provádět změnu nákupní ceny za cenu dle poslední příjemky.

Pro správnou funkčnost skladu je třeba mít správně nastavené parametry pro sklad v menu Nastavení. Zde lze i vybrat právě parametr pro alternativu příjmu položek na sklad, že nákupní cena bude posuzovaná dle ceny poslední příjemky. Lze nastavit i parametr pro zobrazení receptur u skladových položek

Parametry pro nastavení funkčnosti Skladu

Popis obrazovky Sklad

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.2.2 Založení skladové položky do tabulky, příjem položek na sklad, snímání pomocí čárového kódu, ruční pořízení vstupu

Položku do skladové evidence lze provést ručně nebo další možností je využití snímače čárového kódu .

Při ručním založení položky do tabulky je možné zvolit alternativu spojenou s přímým založením i položky do Ceníku. Tato možnost se zvolí v případě, že při příjmu položky na sklad není zavedena položka v Ceníku. Při příjmu položky na sklad by již měla existovat věta v Ceníku, tj. cena položky by měla být známá před vlastním příjmem. V mnoha případech v praxi se setkáváme s případy, že je prováděn příjem položek na sklad a ještě není položka zavedena v Ceníku, a to buď z důvodu, že opravdu není známá cena nebo z časových důvodů nebyla položka zavedena do Ceníku.

Než se provede vlastní příjem položek na sklad, předchází tomu vystavení objednávky na zboží. Pokladní SW umožňuje vystavení objednávek. Z vystavené objednávky lze vygenerovat i příjemku zboží.

Vystavení objednávky se provede pomocí nabídkového menu Sklad -> Objednávky.

7.2.2.1 Vystavení objednávky

Objednávka je doklad sloužící jako podklad pro vystavení dokladu Příjemka. Prostřednictvím vystavené Objednávky se objednává u dodavatele zboží, které se nadále příjme na sklad pomocí dokladu Příjemka.

Existuje i druhá možnost příjmu zboží na sklad, jedná se o variantu tzv. rychlého naskladnění.

Vystavení Objednávky skladu

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Varianta rychlého naskladnění se v praxi sice také využívá, ale přednostně je doporučována varianta příjmu položky na sklad přes příjemku. V tomto případě se nezadává údaj o ceně, ale pouze množství příjmuté položky.

Rychlé naskladnění

7.2.2.2 Založení skladové položky do tabulky

Založení skladové položky se provede menu Sklad -> Zobrazit sklad (editace skladu) -> tlačítko Vložit

skladovou položku. Po prokliknutí tlačítka se rozvine nabídkové okno s údaji nutné pro vytvoření skladové položky – název, minimum, jednotka naskladnění, sazba DPH. Je vhodné doplnit i dodavatele, když je znám. V případě příjmu čárového kódu se objeví i kód na display.

Založení skladové položky do evidence

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.2.2.3 Vytvoření skladové položky do tabulky Sklad a zároveň do Ceníku

Tato nabídka bývá používána v případě, jestliže naváděná skladová položka nebyla zavedena nejprve do Ceníku.

Postup:

Menu Sklad -> Zobrazit sklad (editace skladu) -> tlačítko Vytvořit položku ve skladu a v Ceníku. Při zadávání položek je vhodné doplnit i skupiny pro sklad a do části pro Ceník zase doplnit skupinu pro tisk uzávěrek.

Vytvoření položky do skladové evidence a do Ceníku

Vyhledávání položky v tabulce skladové evidence lze provést zadáním kritéria výběru, jedním z nich je např. výběr dle skupiny.

Vyhledání položky v Ceníku

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.2.2.4 Aktualizace položky v tabulce skladové evidence

Aktualizace vybrané položky v tabulce skladové evidence se provede pomocí tlačítka Aktualizovat. Po provedené opravě je třeba potvrdit platnost aktualizace.

Aktualizace položky ve skladové evidenci

7.2.2.5 Rušení položky z tabulky skladové evidence

Rušení skladové položky z tabulky se provádí velmi zřídka, není to obvyklá činnost uživatele, ale položka se zruší ze skladové evidence v případě, že došlo k chybě při zakládání položky do tabulky nebo jestliže se již nebude daná položka nikdy používat. Při rušení skladové položky je třeba nejdříve prověřit, zda se ní nevážou receptury. V takovém případě nelze položku ihned zrušit, ale musí se provést opravy v recepturách a teprve, až nejsou na ni vázané žádné vztahy, potom lze položku vyrušit z tabulky skaldové evidence.

Zrušení položky ve skladové evidenci

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Hláška upozorňující na výskyt skladových položek v Ceníku při zrušení

7.2.2 Skladová karta, pohyby položek ve skladu a jejich záznamy na kartě

Skladová karta je doklad, kde se zaznamenávají všechny pohyby, které se uskutečnily se skladovou položkou od doby jejího založení do skladové evidence až do doby jejího zrušení.

Skladová karta se zpracuje za zvolené období, jsou v ní zaznamenány všechny pohyby na skladě, které byly provedeny s konkrétní položkou. Pohyby je možné zaznamenat i ve formě grafu.

Skladová karta

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Graf zachycující pohyb skladové položky

7.2.3 Vedení ceny na skladě

Na skladě je prováděn příjem dle poslední nákupní ceny. V parametrech menu Nastavení v nabídce Sklad lze nastavit, aby nákupní cena byla vedena dle ceny poslední příjemky.

Skladová cena se vede v průměrných cenách podle poslední nákupní ceny a je neustále s každým příjmem přepočítávána.

Příklad příjmu skladové položky podle ceny poslední příjemky

Na opisech je vidět původní záznam položky ve skladové evidenci, vlastní příjem přes příjemku a aktualizovaná položka s novou nákupní cenou dle poslední příjemky.

Pohled na položku ve skladové evidenci

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Příjem zboží na sklad přes příjemku

Opis skladové položky po provedeném příjmu na sklad

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.2.4 Příjem položek na sklad prostřednictvím příjemky

Příjem zboží na sklad se provede pomocí nabídky menu Sklad -> Přidat zboží na sklad (příjemka).

Dle zadaného druhu zboží se provede výběr označením položky se doplní příjmuté množství a popř. i cena, jestliže se liší od minulého příjmu.

Storno položky uvedené na příjemce se provede velice jednoduchým způsobem, položku je třeba označit a potom se proklikne tlačítko zrušit. Program reaguje výpisem kontrolní hlášky, zda opravdu požaduje uživatel zrušení položky z příjemky. Teprve po jejím potvrzení je provedeno zrušení položky ze skladové evidence.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.2.5 Odpis položek ze skladu

Odpis položek ze skladové evidence se provede nabídkami v menu Sklad. Je možné využit nabídky pro odpis položek.

Odpis skladu/majetku

Odpis ceníkových položek a směsi

Seznam odpisů

Odpis položky ze skladové evidence se provede pomocí nabídky Odpis skladu/majetku. Níže je uvedený příklad odpisu položky ze skladové evidence, kdy provedený odpis se projevil v úbytku na skladě v množství a v ceně nákupní a skladové. Na opisech je postupné zobrazení – původní stav, vlastní odpis a stav po provedeném odpisu v seznamu skladových položek.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Odpis ceníkových položek a směsi se provede dle přesného rozpisu použitých ingrediencí v recepturách.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Seznam odpisů obsahuje položky, které byly zařazeny k odpisu. Seznamy mohou sloužit i jako kontrolní opisy k dohledání případných nesouladů. Lze provést výstup podle zvoleného kritéria výběru omezené datem.

7.2.6 Inventura skladu

Inventura skladu se provádí vždy mezi směnami při předávání položek na skladu. Nazývá se Zrcadlo skladu nebo Hárek. Jde v podstatě o rychlou operativní kontrolu položek, které jsou určené. Zrcadlo skladu se provádí až po vyřízení všech objednávek a uzavřené směně a tím i provedené uzávěrce za směnu. Platí pravidlo, že je-li rozpracované zrcadlo v provozu, tak v té době se nesmí vystavovat účtenky.

Zrcadlo skladu lze provést celkově pro všechny položky nebo pro zvolené datum. SW umožní i zobrazení souhrnného přehledu všech provedených zrcadel.

Nabídkové menu Inventury skladu

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Zrcadlo skladu

Zrcadlo skladu provedené na datum

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Přehled zrcadel skladu

Export náhledu do Excelu

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.2.7 Výstupy z menu Sklad

Tisk stavu skladu k danému dni a času – lze provést z nabídky skladových položek během jakékoliv doby.

Jedná se o aktuální přehled skladových položek.

Výstup do Excelu skladových položek – lze vybrat i skupinu pro export.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.2.7 Receptury, směsi

Receptury (směsi) obsahují přesný rozpis položek, které se používají pro přípravu menu a uvedený rozpis dle skutečně připravených menu se použije pro odpis ze skladových položek. Má-li položka v Ceníku propojení na recepturu , v tomto případě je možné provést zobrazení receptury u ceníkové položky.

7.2.9 Majetek

Pokladní SW umožňuje také provozování úlohy Majetek pro daný subjekt. Jedná se o evidenci majetku, lze provádět i jeho inventuru.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Seznam majetku

Inventura majetku

7.3 Zákazníci

Jedná se o seznam položek, který je propojen do dalších úloh pokladního SW obou částí (AW Office i KASA). O zákazníkovi jsou vedeny jeho základní identifikační údaje – název, adresa, IČ, DIČ, bankovní spojení a další údaje. Obsahuje data z pohledu dodavatelů i odběratelů.

V závěrečných statistikách z pohledu manažerského přístupu lze provádět i hodnocení obratů dle jednotlivých dodavatelů či odběratelů. Podkladem je právě tento číselník Zákazníci.

Menu Zákazníci

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

V nabídkovém menu Zobrazit zákazníky lze zadat základní údaje a provádět aktualizaci datové základny.

V menu Zákazníci -> Nastavení je možné zadat podmínky pro jednotlivce týkající se nastavení plateb.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.4 Fakturace

Jedná se o skupinu úloh umožňující vystavení faktur, pracuje s nabídkou dodacích listů. Pro svoji činnost čerpá z údajů uvedených v tabulce Zákazníci, ale nabídka je rozdělena z pohledu dodavatelů a odběratelů. Fyzicky se jedná o jeden seznam dat, které jsou rozděleny pouze z pohledu svého charakteru na odběratele a dodavatele.

Přehled vystavených faktur – nabídka umožní vystavit fakturu za provedenou službu nebo prodej zboží.

Dodací listy – nabídka provede vystavení vlastního dodacího listu.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.5 Směna

Menu Směna obsahuje nabídky úloh, které se vážou ke druhé části pokladního SW - KASA. Nabídka Zahájit směnu a ukončit směnu se provede vždy, protože bez této funkce by nemohla být v provozu pokladní část KASA. Z pohledu fungování a životaschopnosti subjektu je nutné provádět vyhodnocení tržeb za směny a tisky uzávěrek.

Menu Směna

Zobrazit tržby - jde o zobrazení tržeb za provedené směny, s údaji lze dále pracovat, protože je možné provést export i do Excelu.

Vklady, výběry – nabídka umožní zadat zápis o provedené dotaci pokladny nebo odvodu peněz z pokladny na bankovní účet.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Přehled účtů v Kase – lze provést zobrazení všech účtů v části pokladního SW KASA.

Tisk uzávěrek – provádí se dle požadavku uživatele, vždy se provádí ale uzávěrka za směnu a měsíční, která je posléze podkladem pro uzávěrky (skladová, účetní).

1)      Tisk uzávěrky směny

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

2)      Tisk uzávěrky měsíční

3)      Tisk uzávěrky volitelné

Možnost zvolit jakékoliv období od-do dle požadavku uživatele.

7.6 Statistiky

Nabídky úloh uvedené v menu Statistika slouží hlavně pro manažerské rozhodování. Sledují se hlavně výnosy a náklady, obraty, tržby za směny, marži, zisk, provedené pohyby na skladě, položky bez pohybů apod.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Zobrazení tržby směny

Zobrazení všech tržeb

Peněžní deník

Přehled slev za období

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Přehled storen

Spočítat marži a zisk

Prodej zboží za období

Prodej zboží za směny

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Položky bez pohybu

Nejvýhodnější zboží

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Nejvýhodnější skladové položky

Prodej podle číšníků

Obrat zboží pro skupiny

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Seznam vrácených účtů

Úbytky ze skladu

Graf prodeje zboží

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.7. Slevy z prodeje a nákupů položek

V obchodní praxi lze sjednat slevy různého významu. Může se jednat o množstevní slevy s vazbou na dlouhodobou dodávku položek i mimo ceníky (dodávky objednávek do firem apod.), slevy při akcích, množstevní slevy od dodavatelů ve vazbě na náklady na jednotlivé položky.

V rámci služeb pro stále zákazníky provozovatel může vyjednat slevy na různé akce, vydat slevové karty apod. Výši slevy lze zadat na skupinu nebo podskupinu zahrnující položky, na které se bude sleva vztahovat. Toto je důležitá informace nejen pro zákazníky, ale především pro obsluhu vystavující účtenky. U položek v Ceníku je možné provést záznam o slevě. Údaj o slevě lze tisknout i na vystavené účtence.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

7.8      Pokladní část KASA

Parametry pokladního systému část Kasa se nastaví dle požadavku uživatele a provozních zvyklostí, které ovšem nesmí odporovat požadavkům právních předpisů. Základní nastavení provede servisní pracovník dodavatele pokladního SW.

Nastavení parametrů je obsaženo v manažerské části pokladního systému AW Office a nachází se pod tlačítkem Nastavení -> Kasa (skupiny, úseky, storna, vzhled). Správná volba parametrů ovlivňuje chod provozu pokladní části Kasa, tj. vystavení účtu, storna, ovládání pokladní zásuvky apod.). V době zkušebního provozu je velmi důležité odchytat zvyklosti fungování provozu a postupně dolaďovat nastavení parametrů, aby ostrý provoz v rutinním chodu byl bez problematických výkyvů.

Základní popis display pro pokladní část systému Kasa je uvedený v části 2.1.1.

Parametry základního nastavení mají části:

Základní nastavení – přihlášení do části pokladního SW Kasa pomocí karty, automatické uzamčení kasy po nastaveném časovém limitu, lze zadávat i při platbách počet osob při placení atd.

Storno - nastavením parametru lze vyžadovat zápis zdůvodnění při provádění storna nebo lze vyžadovat potvrzení manažerského hesla.

Manažerské potvrzení – parametry ovlivňují možnost potvrzení stisk tlačítek Do lišty a Konec.

Při placení – lze provést zobrazení na display, jaká částka je zaplacena a kolik peněz se bude vracet nebo lze rozhodnout o možnosti psaní poznámek.

Pokladní zásuvka – nastavení parametru ovlivní otevření pokladní zásuvky nebo možnost otevření pokladní zásuvky bez tisku účtenky.

Čtečka kódů – použití čtečky a zobrazení načteného kódu.

Ostatní nastavení - parametry pro tisk pokladních dokladů, možnosti plateb při rozdělení účtu, zobrazení cizí měny na pokladním dokladu, uzamčení kasy po zaplacení.

Vzhled – parametry ovlivňující vzhled tlačítek v části Kasa.

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Obrazovka pro nastavení parametrů Základní nastavení

Obrazovka pro nastavení tlačítka Storno

Obrazovka pro nastavení tlačítek vyžadující manažerské potvrzení, tj. zadání hesla

Pokladní systém AW Office a Kasa      Uživatelská příručka

Obrazovka pro nastavení parametrů ovlivňující platby v Kase

Obrazovka pro nastavení parametrů pro obsluhu pokladní zásuvky

Obrazovka pro nastavení parametrů pro obsluhu čtečky kódů